Imprimir Imprimir Exportar Exportar
DOCUMENTO NO CONTROLADO
Logo Sistema de Gestión de la Calidad Referencia: ITGC-674
TÍTULO: GESTIÓN DE LOS CENTROS DE INFORMACIÓN Y REFERENCIA Versión: 7
PROCESO: Centros de Información y Referencia F. Implementación: 08-07-2019
RESPONSABLE: SEDE CENTRAL - VICERRECTORADO ACADÉMICO - CENTRO DE INFORMACION Y REFERENCIA - COORDINADOR Autor: VICERRECTORADO ACADÉMICO / CENTRO DE INFORMACION Y REFERENCIA - COORDINADOR
Aprobado por: /

1. Propósito:

Establecer los derechos, obligaciones, sanciones y condiciones de uso de los recursos de los Centros de Información y Referencia de la Universidad y es de cumplimiento obligatorio para todos los usuarios.


2. Responsable:

Coordinador de los Centros de Información y Referencia


3. Alcance:

Especialistas y asistentes de los Centros de Información y Referencia en Sede Central por locales y filiales. 

Especialista y asistente de Acervo Bibliográfico. 


4. Actividades / Operaciones:

4.1 De los usuarios: Son usuarios de los Centros de Información y Referencia:

a. Usuarios internos

- Estudiantes matriculados en los niveles de pregrado y posgrado

- Personal docente y administrativo.

b. Usuarios externos

- Egresados de la Universidad a quienes se les haya expedido el carné de biblioteca.

- Comunidad en general a quienes la Universidad les expide el carné de biblioteca.

c. Los docentes y personal administrativo perderán su condición de usuario interno de la biblioteca al concluir su vínculo laboral con la Universidad.

4.2 De la Identificación: El carné de biblioteca se actualiza según las disposiciones emitidas por el especialista de Identificación Digital. El carné de biblioteca físico o virtual, es el único documento de identificación con el cual el usuario puede hacer uso de los servicios y acervos bibliográficos.

a. Para el uso del carné de biblioteca se debe tener en cuenta lo siguiente:

-  Es personal e intransferible.

- Debe estar vigente.

- Es necesario y obligatorio para hacer uso de los servicios y acervos bibliográficos.

- Es responsabilidad del titular los préstamos que puedan hacerse en su nombre por parte de terceros.

- En caso de pérdida o robo del carné, puede solicitar un duplicado ajustándose a las disposiciones de la Universidad. El costo de expedición del carné de biblioteca será cancelado de acuerdo con las tasas publicadas por la Coordinación de Cobranza.

- Los especialistas y/o asistentes de los Centros de Información y Referencia  para realizar el préstamo/circulación, están facultados para solicitar al usuario el carné de biblioteca en las situaciones que ameriten.

b. La vigencia del carné de biblioteca es como sigue:

- Estudiantes, por cada semestre académico matriculado, hasta que finalicen sus estudios.

- Docentes y personal administrativo mientras mantenga el vínculo laboral con la Universidad.

- Egresados y comunidad en general, un año contado desde la fecha de expedición del carné de biblioteca. 

c. La expedición del carné de biblioteca para los estudiantes ingresantes es automática, su pago es considerado en las pensiones. La responsabilidad de su ejecución y verificar la entrega de los carnés de biblioteca en Sede Central y filiales es del especialista de Identificación.

4.3 De los recursos de los acervos bibliográficos:

a. Los Centros de Información y Referencia cuentan con los siguientes recursos:

- Recursos   bibliográficos   físicos:   Colecciones   generales   de   libros, colecciones especializadas, colecciones de textos universitarios UTEX, colecciones   de   obras   de   referencia,   diccionarios,   enciclopedias, colecciones periodísticas, revistas y normas legales.

- Recursos bibliográficos digitales: Producción intelectual de los docentes autores de la Universidad (textos universitarios UTEX), tesis en formato digital, debidamente autorizadas para su publicación en la biblioteca virtual; revistas científicas de la Universidad In crescendo; bases de datos externas con las que se mantiene suscripción y accesos a enlaces de interés.

- Recursos tecnológicos: Computadoras, laptops.

- Sala de lectura.

b. El especialista del Centro de Información y Referencia por local y filial es responsable de los recursos de biblioteca, debiendo darle el mantenimiento y cuidado respectivo.

c. Los recursos del Centro de Información y Referencia solo pueden ser usados para fines académicos, en caso contrario, se le solicitará la devolución inmediata del mismo.

4.4 De los préstamos:

a. Los Centros de Información y Referencia tiene dos tipos de préstamos previa evaluación para los recursos del acervo bibliográfico, los cuales son:

- Préstamo en sala. El usuario podrá hacer uso de todos los recursos dentro de la biblioteca en los horarios establecidos según la biblioteca.

- Préstamos a domicilio. El usuario podrá llevar uno ejemplar a su domicilio siempre y cuando estén disponibles y el material no posea ninguna restricción de préstamo. Solo el usuario interno puede realizar préstamos a domicilio.

b. Los recursos tecnológicos solo pueden ser prestados para uso en sala y por un lapso de 02 horas. El usuario podrá seguir haciendo uso del recurso tecnológico por más tiempo, siempre y cuando no existan otros usuarios que requieran dicho recurso.

c. Los servicios de préstamo son controlados por el Modulo Gestión de Biblioteca, el cual permite llevar el control y las estadísticas de uso de los recursos de biblioteca.

d. En caso de no poder acceder al Sistema de Gestión de Biblioteca por causas externas, se realizará los préstamos y devoluciones con un cuaderno de  cargo  debidamente  firmado  por  el  usuario  y  el  personal  de  biblioteca  del proceso préstamo/circulación previa identificación con su carné de biblioteca. En cuanto se restaure el servicio, el personal del Centro de Información y Referencia deberá regularizar en el Sistema de Gestión de Biblioteca los préstamos y devoluciones realizados.

e. El servicio de lectura en sala se sujetará al horario establecido por cada biblioteca, según la necesidad de los estudiantes.

f. Para los préstamos a domicilio, los libros únicos se prestarán dos horas antes del cierre del segundo turno de trabajo y se devolverán a la primera hora del primer turno del día siguiente.

g. Los docentes, podrán hacer el préstamo de 02 recursos bibliográficos y/o hemerográficos como máximo.

h. El plazo de préstamo a domicilio es de un 01 día para los estudiantes. Para el personal docente y administrativo nombrado o contratado es de dos 02 días.

i. Está prohibido el préstamo de colecciones de referencia, colección de tesis e informes de investigación a domicilio. Además, no está permitido hacer copia de ellos, ni sacarlos fuera de la biblioteca.

j. Los préstamos son controlados por el sistema de gestión de biblioteca, en el que se evidencia los datos del personal del Centro de Información y Referencia que realizó los préstamos a los usuarios.

4.5 Modalidades de servicio

a. Las características de las modalidades de servicio que brinda previa evaluación y necesidad los Centros de Información y Referencia automatizada son:

- Estantería abierta: permite a los usuarios tener acceso directo a los recursos bibliográficos disponibles en los estantes, teniendo en cuenta  lo siguiente:

- El usuario debe registrar su ingreso con su carné de biblioteca físico o virtual ante el personal de CIR del proceso de préstamo/circulación.

- Estantería cerrada: Brinda atención directa a través del personal de CIR, previa presentación del carné de biblioteca físico o virtual.

4.6 Servicios en línea

a. El servicio  de  catálogo en línea y repositorio institucional es de acceso público a través de la siguiente dirección:   https://biblioteca.uladech.edu.pe, el cual permite la localización de las colecciones bibliográficas, etc. 

a. Para los estudiantes, docentes y administrativos está disponible durante las 24 horas a través de la dirección electrónica: https://erp.uladech.edu.pe/bibliotecavirtual/  previo acceso a través del  ERP University.

b. El servicio de biblioteca virtual comprende:

- Acceso a la producción intelectual de los estudiantes como son las tesis que tienen autorización para su publicación en la biblioteca virtual y/o repositorio institucional.

- Acceso a la producción intelectual de los docentes de la Universidad, a través de los textos universitarios UTEX y/o autores de otras universidades nacionales o extranjeras.

- Acceso a las revistas científicas.

- Acceso a las bases de datos en suscripción y otros enlaces de interés.

c. El personal del Centro de Información y Referencia por local y filial están encargados de realizar las capacitaciones de los estudiantes y docentes en cuanto al uso del catálogo en línea y uso de bases de datos (herramientas de búsqueda de información, referencias bibliográficas, filtros, entre otros), repositorio institucional.

d. Los recursos electrónicos disponibles serán usados con fines académicos y de investigación, y no para propósitos comerciales, lucrativos, ni para el desarrollo de actividades profesionales ajenas a la Universidad.

e. El usuario debe respetar las disposiciones internas de cada una de las bases de datos en suscripción, siendo el único responsable por el mal uso de estas.

4.7 De las responsabilidades del usuario:

a) Es responsabilidad del usuario, en relación a los recursos de biblioteca:

- Revisar  y  verificar  que  los  recursos  del acervo bibliográfico  se  encuentren  en óptimo estado, antes de retirarlo de biblioteca o hacer uso de ellos. Si el material estuviera mutilado o presentara fallas, queda obligado a dar aviso inmediato al personal del Centro de Información y Referencia por local; de lo contrario, asumirá la responsabilidad del estado de los mismos.

- Realizar el registro del préstamo de los recursos del acervo bibliográfico antes de hacer uso de ellos.

- El usuario debe ser cuidadoso con el material bibliográfico y los recursos tecnológicos. Asimismo, debe hacer uso adecuado del mobiliario, el cual no debe ser movido de los lugares establecidos.

- Los  recursos  tecnológicos  del Centro de Información y Referencia están  destinados principalmente para acceder a los recursos de información que se ofrece al  usuario,   como   bases   de   datos   en   suscripción,   tesis,   textos universitarios - UTEX y otros.

- Reportar y reponer el recurso  del acervo bibliográfico  en  caso  de  pérdida  y/o deterioro.

- Contribuir con el cuidado del mobiliario y las instalaciones.

- Los usuarios no pueden fotocopiar los libros o revistas en su totalidad, es una falta grave contra los derechos de Autor. (Decreto legislativo 822- Ley sobre el derecho de autor).

b) Con respecto a la interrelación entre usuarios y el respeto mutuo se cuenta con las siguientes disposiciones:

- El Centro de Información y Referencia, es un lugar de estudio e investigación, por lo que se requiere mantener silencio durante la permanencia del usuario.

- El usuario debe mantener un trato amable y respetuoso tanto con los otros usuarios como con el personal a cargo.

- Los  teléfonos  celulares  deben  ser  desactivados  o  silenciados;  la respuesta a cualquier mensaje deberá efectuarse fuera del local.

- No  está  permitido  ingresar  con  alimentos  o  bebidas,  estos  atraen insectos; además, pueden causar daños accidentales a los recursos de biblioteca.

- No fumar dentro de las instalaciones (Ley 29517).

- Los usuarios deben cuidar sus pertenencias, por lo que se recomienda no dejarlas abandonadas. El Centro de Información y Referencia no se hace responsable por pérdidas.

4.8 De las sanciones

a. El usuario que falte el respeto al personal del Centro de Información y Referencia está sujeto a los términos del Reglamento de Disciplina Universitaria.

b. Los usuarios internos que pierdan, deterioren o mutilen los recursos bibliográficos o hemerográficos devolverán un ejemplar nuevo de la última edición. En caso de no encontrar el mismo ejemplar, devolverá otro que sea de la misma materia y que tenga un 60% del contenido anterior. Si el material correspondiera a un título de más de un tomo, el usuario devolverá la colección completa, y se le entregará al usuario la colección restante.

c. El usuario que no ejecute la devolución del acervo bibliográfico, será sancionada con la suspensión del servicio por dos días del tiempo de la demora y continuará aumentando hasta su devolución. Dicha  sanción  es  calculada  automáticamente  por  el  Sistema  de Gestión de Biblioteca.

d. El usuario interno que deteriore los recursos tecnológicos  o  el mobiliario, devolverá uno nuevo, en caso contrario, el personal del Centro de Información y Referencia por local informará al especialista de Acervo Bibliográfico para informar al Director de Escuela y no se le dará ninguna Constancia de no adeudo.

e. Los usuarios externos que dañen o mutilen los recursos de biblioteca, serán puestos a disposición del personal de Seguridad y se informará a la Coordinación del Centro de Información y Referencia para que se levante el acta correspondiente, la cual permitirá hacer una denuncia policial en contra del usuario. En caso de ser necesario se solicitará el apoyo del Asesor Legal de la Universidad.

f. El usuario que es detectado retirando un recurso del acervo bibliográfico sin autorización, será automáticamente suspendido. Esta situación será puesta en conocimiento a seguridad, Especialista de Acervo Bibliográfico, coordinación de Centro de Información y Referencia y demás autoridades correspondientes.

g. El usuario que perturbe la tranquilidad y el orden en la sala de lectura, recibirá una amonestación verbal por parte del personal del Centro de Información y Referencia del local.  En  caso  de  persistir  en  su  actitud,  se  le solicitará que se retire y se informará de la actitud del usuario a la coordinación de Centro de Información y Referencia y a la dirección de la escuela profesional respectiva. En el caso de reincidencia será sancionado por un ciclo académico.

h. El usuario  que  violente  el código  de  barra  de  los  recursos  de biblioteca, será suspendido del uso del servicio y se pondrá a disposición de Seguridad, especialista de Acervo Bibliográfico, coordinación del Centro de Información y Referencia y el director de escuela correspondiente para que se tome las medidas correctivas pertinentes.

i. El Especialista del Centro de Información y Referencia por local y filial, deberá realizar el seguimiento de la reposición en caso de pérdida, deterioro, devolución o mutilación de los recursos de información.

j. El Especialista del Centro de Información y Referencia por local y filial, que no cumpla con sus funciones en el manejo correcto del Sistema de Gestión de Biblioteca, en perjuicio del usuario, será acreedor de una llamada de atención.

k. El Especialista del Centro de Información y Referencia por local y filial, está obligado a informar a la Coordinación del Centro de Información y Referencia de todo hecho o actividad desarrollada en el ejercicio de sus actividades.

4.9 De las reservas en línea.

a. Solo se podrá reservar los materiales que se encuentren disponibles para domicilio.

b. La vigencia de la reserva será de 24 horas.

c. Los estudiantes pueden realizar hasta dos reservas.

d. Los docentes pueden realizar hasta tres reservas.

e. Los administrativos pueden realizar hasta una reserva.

4.10 Constancias de no adeudo

a. La Constancia de no adeudo, en lo concerniente a biblioteca automatizada, será emitida luego de la verificación en el Modulo de Gestión de Biblioteca. Es responsabilidad del coordinador del Centro de Información y Referencia firmar las constancias de no adeudo para los estudiantes que solicitan tramitar grado académico u otro; a la vez, aprobar, observar, rechazar por medio del módulo de Trámite de Grados y Títulos. En el caso del personal docente y administrativo cuando la División de Personal solicite la constancia de no adeudo.

b. La coordinación del Centro de Información y Referencia no expedirá la constancia cuando en el Modulo Gestión de Biblioteca registre préstamos no devueltos.

4.11 Recepción de tesis:

- Los estudiantes presentan 01 tesis físico en la biblioteca correspondiente a su carrera profesional, procediendo a llenar el FORMGC-316 y FORMGC-321.  

- El especialista de CIR procederá a verificar la tesis física y digital en contraste con la información del acta de sustentación física o digital del MOIC. En caso se encontrara alguna observación no recepcionará la tesis hasta que proceda su corrección.

- El especialista de CIR recepciona las tesis físicas que se encuentren en correcto estado, e ingresará al Módulo de Biblioteca (documentación, recepción tesis) y al repositorio institucional como plazo máximo de 02 días.

- Si el Módulo de Biblioteca (documentación, recepción tesis) no reportara el archivo digital de la tesis u algunos otros datos, se procederá a solicitar al estudiante, para su registro.

- Posterior a la recepción de la tesis se informará vía trámite documentario al Especialista de Acervo Bibliográfico para proceder al proceso de catalogación.

- En el caso de que no se encuentre presente el Especialista de CIR en la biblioteca, se procederá a informar a la Sede Central para el apoyo en la recepción de tesis, en apoyo con el Coordinador de Filial o el que se designe para su atención.

- Si el repositorio institucional no se encuentra en activo, los especialistas de los Centros de Información y Referencia deberán presentar su incidencia por medio del ERP-University como solicitud de servicio. Si el servicio continuara inestable se deberá de enviar un informe al coordinador del Centro de Información y Referencia, detallando las evidencias de las solicitudes de servicio reincidentes.


5. Documentos de Referencia:

Manual de Organización y Funciones V011.

Reglamento de Organización y Funciones V011.

Manual de Procesos V004.


6. Historial de la base del Documento:

Creación: 11-02-2017 Autor: VICERRECTORADO ACADÉMICO
Ultima Aprobación: 08-07-2019 Aprobador:

7. Petición de cambio:

No existe peticiones de cambio realizadas

8. Aprobaciones:

Aprueba: Fecha: 08-07-2019

9. Indicador de Gestión: